Titre du poste : Adjoint(e) de direction
Relevant du : Président-directeur général (PDG)
Résumé des fonctions
Apporte un soutien administratif au PDG et à l’équipe de direction; contribue à la gestion des activités quotidiennes du siège; administre les programmes d’avantages de l’organisation; organise les réunions du conseil d’administration et des comités, rédige les procès-verbaux des réunions; tient des dossiers pour le PDG et le conseil d’administration; rédige la correspondance pour le PDG et le président du conseil.
Responsabilités
Adjoint(e) exécutif (exécutive) au PDG
- Interagir avec des personnes-ressources internes et externes et traiter des documents confidentiels.
- Rédiger des lettres, des documents et des présentations selon les besoins, éditer la correspondance et tenir à jour les dossiers de l’entreprise.
- Assister le PDG dans la programmation des réunions, l’organisation des calendriers et la tenue des dossiers.
- Préparer les convocations aux réunions du conseil d’administration et des comités et rassembler les documents inhérents à l’ordre du jour, y compris toute la correspondance, les accords, les rapports et les données qui pourraient être nécessaires aux membres du conseil et des comités pour l’examen des questions qui seront débattues lors de la réunion.
- Tenir les procès-verbaux des réunions du conseil d’administration et des comités et les préparer pour approbation.
- Gérer les rapports de dépenses des membres du conseil d’administration et des comités.
Achats
- Négocier les achats de fournitures de bureau, de mobilier et d’équipement.
- Organiser l’impression de documents, de contrats et de matériel (cartes de visite, contrats, papier à en-tête, etc.).
Programmes d’avantages
- Tenir à jour les registres de présence, en assurant notamment un suivi des congés de maladie, des congés annuels, etc.
- Aider à l’administration des assurances collectives et des régimes d’épargne-retraite.
- Remplir, au besoin, des rapports de blessure et les soumettre à la Commission de la santé, de la sécurité et de l’indemnisation des accidents au travail (CSSIAT).
- Gérer les manuels de ressources humaines.
- Aider le personnel à se prévaloir du programme de conditionnement physique des employés.
Autres
- Assurer un soutien administratif à l’équipe de direction.
- Superviser la gestion quotidienne du système de sécurité et de l’alarme du bureau, en servant de point de contact principal pour tout problème connexe.
- Fournir une aide à la saisie des données, suivant les besoins.
- Effectuer d’autres tâches au besoin.
Qualifications
- Parfaite maîtrise de l’anglais et du français (tant à l’oral qu’à l’écrit).
- Excellente connaissance des applications Microsoft Windows (Word, Excel, PowerPoint et Outlook) et des applications Internet.
- Solides compétences organisationnelles et capacité à gérer plusieurs tâches et priorités.
- Bonnes aptitudes à la communication, tant orale qu’écrite, et capacité à traiter efficacement avec le public, l’équipe de direction et le conseil d’administration.
- Grand sens de l’initiative et capacité à travailler avec un minimum de supervision.
- Flexibilité dans les horaires de travail en fonction des besoins, pour mener à bien les tâches dans les délais impartis.
- Personne capable d’exprimer clairement ses idées et de comprendre la nécessité du travail d’équipe.
- Diplôme postsecondaire (collégial) ou supérieur pertinent et au moins cinq années d’expérience en administration, dont deux au niveau de la haute direction ou équivalent.
- Une expérience dans le domaine juridique serait un atout.
Date limite de dépôt des candidatures :
Faites parvenir votre CV et votre lettre de motivation à l’attention de Pierre Landry, PDG, à [email protected], au plus tard à 17 h (HAA) le vendredi 1er novembre 2024.